সরকারি কার্যালয়ে ই-ফাইল (নথি) ব্যবস্থাপনা চালুর নির্দেশ জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। এটা বাস্তবায়নে ২০১৮ সাল পর্যন্ত সময় নির্ধারণ করা হয়েছে। এ ব্যবস্থা চালু হলে কাগজের ফাইল স্থানান্তর আর করতে হবে না।

একই সঙ্গে দেশের প্রায় ১৯ হাজার সরকারি কার্যালয়ের জন্য কম্পিউটার, হার্ডওয়্যার, সফটওয়্যার, ব্যান্ডউইথসহ এ সংক্রান্ত ইলেক্ট্রনিক যন্ত্রপাতি সংগ্রহ করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে। মন্ত্রণালয়ের মাধ্যমে সব সরকারি কার্যালয়ে এরই মধ্যে এ নির্দেশ পৌঁছানো হয়েছে। মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ থেকে গত ৮ মে এ সংক্রান্ত প্রজ্ঞাপন জারি করা হয়।

মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের ই-গভর্নেন্স শাখার সিনিয়র সহকারী সচিব মো. শাহগীর আলম স্বাক্ষরিত প্রজ্ঞাপনে বলা হয়েছে, ই-ফাইল ব্যবস্থাপনা সুচারুরূপে বাস্তবায়নের লক্ষ্যে সংশ্লিষ্ট দপ্তরগুলোতে প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার সংগ্রহ, প্রয়োজনীয় ব্যন্ডউইথসহ ইন্টারনেট সংযোগ প্রদান এবং কর্মচারীদের সক্ষমতা বৃদ্ধিও প্রয়োজন হবে। ই-ফাইল ব্যবস্থা বাস্তবায়নের লক্ষ্যে সব মন্ত্রণালয়, বিভাগ, অধিদপ্তর, সংস্থাকে প্রয়োজনীয় প্রস্তুতি নিতে হবে। মন্ত্রণালয় ও বিভাগগুলো তাদের আওতাধীন দপ্তরগুলো এ বিষয়ে প্রয়োজনীয় নির্দেশনা জারি করবে।

ই-ফাইল ব্যবস্থাপনাকে ডিজিটাল বাংলাদেশ গড়ার পথে আরো একধাপ অগ্রগতি হিসেবে উল্লেখ করে প্রজ্ঞাপনে বলা হয়, ডিজিটাল বাংলাদেশ তথা রূপকল্প ২০২১ বাস্তবায়নে দাপ্তরিক নথি ব্যবস্থাপনা ও রেকর্ড সংরক্ষণে ই-ফাইল একটি কার্যকর টুল হিসেবে বিবেচিত হবে। সচিবালয় নির্দেশমালাতেও ই-ফাইল বাস্তবায়নের নির্দেশনা রয়েছে। ২০১৬-১৭ অর্থবছরের বার্ষিক কর্মসম্পাদন চুক্তির আবশ্যিক কৌশলগত উদ্দেশ্যগুলোর মধ্যে কার্যপদ্ধতি ও সেবার মানোন্নয়ন সংক্রান্ত কৌশলগত উদ্দেশ্যের বিপরীতে ই-ফাইল সংক্রান্ত কার্যক্রম অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।

ই-ফাইল ব্যবস্থাপনা চালুর প্রয়োজনীয়তা তুলে ধরে প্রজ্ঞাপনে বলা হয়, একটি আধুনিক, দক্ষ এবং সেবামূলক জনপ্রশাসন গড়ে তুলতে সরকারি কাজে তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির সর্বোত্তম প্রয়োগ প্রয়োজন। তথ্যপ্রযুক্তির ব্যবহারের মাধ্যমে দাপ্তরিক কাজে গতিশীলতা, স্বচ্ছতা এবং জবাবদিহিতা নিশ্চিত করা সম্ভব হবে।

প্রজ্ঞাপনে আরো বলা হয়, মন্ত্রণালয় ও বিভাগ থেকে উপজেলা পর্যন্ত সব সরকারি দপ্তরে নথি ব্যবস্থাপনায় পর্যায়ক্রমে একটি কার্যকর পদ্ধতি প্রচলনের লক্ষ্যে অ্যাকসেস টু ইনফরমেশন (এটুআই) প্রোগ্রামের আওতায় ই-ফাইল সফটওয়্যার প্রস্তুত করা হয়, যার মাধ্যমে ২০১৮ সালের মধ্যে প্রায় ১৯ হাজার সরকারি অফিসে নথিপত্রের ইলেক্ট্রনিক ব্যবস্থাপনা চালু করা হবে। ২০১৬ সাল থেকে শুরু করে পর্যায়ক্রমে বিভিন্ন মন্ত্রণালয়, বিভাগ, সংস্থা এবং জেলা ও উপজেলার অফিসগুলোতে ই-ফাইল বাস্তবায়ন করা হবে।